2420. Bölge Asamblesi'nin gerçekleştirilmesi sorumluluğu Guvernörümüz Kulübü Fındıklı RK verildi. Komite Başkanlığını üstelenmemim ardından tam 18 ay süreyle hazırlıklar da başlamış oldu. Rotary'de Asamble bir sonraki dönemin ilkesini, amacını ve hedeflerini açıklamak üzere düzenlenmektedir. Dolayısıyla kulüplerin özellikle Gelecek dönem Başkanlarının Bölge Asamblesine katılımı oldukça önemli ve önceliklidir. Resmi olarak adlandırılması Bölge eğitim asamblesidir. Kulüp sekreterleri, saymanları ve komite üyeleri bir yıl boyunca sürdürecekleri dönemin teknik ve idari yapısını işte bu toplantılarda öğrenir ve uygularlar.
Elbette bütün Rotary Ailesinin toplantılarda hazır bulunması verimli ve etkin bir dönemin habercisidir. Öte yandan diğer bakış açısıyla Asamble oldukça makul rakamlarla yapılmak zorundadır. Hem eğitim için çağrılan hem de bedelini ödemek zorunda olacak olan görevlilerin makul bir bütçe ile hazır bulunmaları elzemdir.
Böylece oldukça yüksek bedeller talep etmekte olan otellerle ciddi pazarlıkları yapılmasıyla başlandı görüşmelere. 7 den fazla mekan ile gerçekleştirilen toplantılar sonucunda Swiss Otel seçeneği belirlenmiş oldu.
Sırada maliyetlerin daha da aşağı çekilebilmesi gerekliliği göz önüne alınarak sponsor arayışları başlatıldı. Kişisel bağlantılarımın verdiği özgüven ile 6 temel sponsorla anlaşma sağlandı ve giderlerin karşılanması amacıyla önemli bir aşama geride bırakıldı. Kolay olduğunu söylemek yanıltıcı olacaktır.
Daha sonra tanıtım ve katılımın arttırılması süreci başlatıldı. Kayıt ve ödeme sistemlerinde oraya çıkan yüksek rakamlar elde edilmiş olan geliri bir anda en düşük seviyelere çekecek hale geldi. Sonuç olarak bir aracı kurumla çalışılmaması ve kendimizin sistemi yönetmesi kararı alındı. Belgin ve Ben bir fiil bütün kayıtları sisteme işleyerek ve ödemeleri tahsil ederek ve teyit vererek emek ve zamanımızı başarılı Asamble için verdik.
Elbette içten yürüttüğümüz çalışma kalbimizden geliyordu. Amacımız maliyetleri kontrol altında tutarak en yüksek katılımı sağlamaktı. Ve beklenen coşku nihayet elde edildi. 600 üzerinde katılımcı görsel bir şölen ile bezenmiş yeni yıl hedeflerini ve projelerini değerlendirdiler.
Komitemiz altyapıyı kurgulamakla kalmadı, içerik ve sunumlar ile programın akışında da etkin rol oynadı. 7 Nisan günü sabahın ilk ışıkları ile birlikte otelde buluşan komitemiz ve Fındıklı Ailemiz her ince ayrıntıda ne yapacağını biliyordu. Tek renk giysileriyle, kayıt masasıyla, acil ihtiyaç sorunlusuyla başladı etkinlik. İlk aşamada otopark sorunlumuzun düzgün yönlendirmesi ile misafirler tam zamanında salonda yerlerini aldılar.
Başlangıç oturumunun kusursuz tamamlanması ve ardında sıkıntılı olacağını düşündüğümüz öğle yemeği Fındıklı dostlarımızın yönlendirmesi ve otelin hızlı servisiyle kolaylıkla başarıldı. Öğleden sonra salonlara dağılımı yine özveriyle yönlendiren Fındıklı Kulübümüz zamanlama konusunda mükemmeli başardı.
Açıkça değerlendirmek gerekirse, komitemiz, kulübümüz, Rotaractlarımız, eşlerimiz gönülden çalıştılar. Karşılama armağanları dahil misafirler güler yüzle salona davet edildiler. Kayıt masasında hiç bir sorun çıkmadan geçiş sağlandı.
Böylesine duyarlı, kendilerini değil Asambleyi kalplerine yerleştirmiş komite üyelerine canı gönülden teşekkür ediyorum. Ve en büyük teşekkür eşim Belgin Baysan'a hem ince işler hem de kayıt ve idari işlerde inanılmaz emek verdi.
Ne mutlu bizlere Fındıklı Kulübüne yakışır, görkemli Asamble örnek olacak şekilde tamamlandı.
